Tietosuoja
1. Rekisterinpitäjä
Tampereen kauppakamari (Y-tunnus 0206122-9) [”rekisterinpitäjä”]
Osoite: Kalevantie 2, 33100 Tampere
Puhelin: (03) 230 0555
Sähköposti: info (at) tampereenkauppakamari.fi
Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: Juha Koski juha.koski (at) tampereenkauppakamari.fi
2. Mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietoja?
Henkilötietoja käsitellään ja suojataan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä, mukaan lukien Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus (2016/679, mahdollisine muutoksineen), noudattaen.
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:
- jäsenyys-, sidosryhmä- ja asiakkuussuhteen hoitamiseen sekä analysointiin
- palveluiden, tuotteiden ja tapahtumien markkinointiin, toteuttamiseen, kehittämiseen, laskuttamiseen, palautteen keräämiseen sekä myyntiin
- jäsenetujen tarjoamiseen
- sidosryhmien (jäsenyritykset, henkilöjäsenet, luottamushenkilöt, asiakkaat, verkkosivuston käyttäjät) henkilötietojen käsittelyyn sekä sidosryhmäviestintään
- verkkopalvelujen kehittämiseen sekä tietoturvasta huolehtimiseen
- asiakassuhteen ja asiakaspalvelun hoitamiseen
- rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen
3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena ovat rekisterinpitäjän lakisääteiset velvoitteet, sopimukset, suostumukset sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta on kysymys silloin, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on jokin merkityksellinen suhde. Merkityksellinen suhde muodostuu esimerkiksi silloin, kun rekisteröity on oma-aloitteisesti yhteydessä rekisterinpitäjään tai rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja rekisterinpitäjän palveluiden, tuotteiden tai tapahtumien toteuttamista varten.
4. Mitä tietoja voimme kerätä?
Rekisterinpitäjän rekisteri sisältää tietoja:
- rekisterinpitäjän jäsenyrityksistä sekä jäsenyritysten edustajista
- henkilöjäsenistä
- luottamushenkilöistä
- sidosryhmistä sekä niiden edustajista
- asiakkaista
- potentiaalisista jäsenistä ja asiakkaista
- verkkopalvelun ja -sovellusten käyttäjistä
Jäsenyrityksillä sekä henkilöjäsenillä tarkoitetaan yrityksiä ja yhteisöjen edustajia sekä henkilöjäseniä, joilla on rekisterinpitäjän kanssa solmittu jäsensuhde.
Luottamushenkilöillä tarkoitetaan rekisterinpitäjän hallituksen ja valiokuntien jäseniä sekä keskuskauppakamarin valtuuskunnan tamperelaisedustajia.
Sidosryhmillä sekä niiden edustajilla tarkoitetaan sellaisia yrityksien ja yhteisöjen edustajia sekä yksityishenkilöitä, joiden kanssa rekisterinpitäjällä on yhteistyösuhde (esimerkiksi palveluja rekisterinpitäjälle tuottavien yritysten ja muiden yhteisöjen edustajat), taikka muu yhteys (esimerkiksi poliittiset päättäjät, virkahenkilöt, muiden järjestöjen edustajat ja median edustajat).
Asiakkailla tarkoitetaan yritysten ja muiden yhteisöjen yhteyshenkilöitä sekä yksityishenkilöitä, joiden kanssa rekisterinpitäjällä on asiakassuhde tai muu asiallinen yhteys
Potentiaalisilla asiakkailla tarkoitetaan sellaisia yritysten ja yhteisöjen yhteyshenkilöitä sekä yksityishenkilöitä, joiden kanssa rekisterinpitäjä pyrkii luomaan asiakassuhteen.
Verkkopalvelun ja -sovellusten käyttäjistä keräämme tietoja evästeiden avulla evästekäytännöissä tarkemmin kuvatuin tavoin.
Rekisteröidyistä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:
- nimi
- yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
- jäsenyrityksen nimi, Y-tunnus ja yhteyshenkilö
- yhteyshenkilön asema yrityksessä
- jäsensuhteeseen perustuvat tiedot (kuten viestintä sähköpostitse, tuotteiden ja palveluiden käyttö sekä muu yhteydenpito)
- liittymistiedot, laskutus- ja maksutiedot, asiakaspalautteet, tapahtumaosallistumiset
- jäsenyyden päättymistiedot
- lokitiedot
- rekisteröidyn itsensä antamat lisätiedot
- luottamushenkilön luottamustoimi ja luottamustoimen kesto
- julkisissa luottamustehtävissä toimivien (kuten kansanedustajat ja kunnanvaltuutetut) puoluejäsenyys
- rekisterinpitäjän kokouksiin ja tapahtumiin ilmoittautuneiden yhteystiedot, syntymäaika ja ruoka-aineallergiat, jotka ilmoittautunut on antanut vapaaehtoisesti
5. Mitkä ovat rekisterin säännönmukaisia tietolähteitä?
Rekisterinpitäjä saa henkilötiedot pääsääntöisesti seuraavista tietolähteistä:
- jäsenyrityksen edustajalta tai rekisteröidyltä itseltään
- viranomaisilta, organisaatioilta ja yrityksiltä, jotka tarjoavat luotto- ja henkilötietojen päivityspalveluja
- julkisista tietolähteistä, kuten sanomalehdistä, internetistä ja kaupparekisteristä
- sosiaalisesta mediasta
- rekisterinpitäjän järjestämien tapahtuma- ja kokousosallistumisten yhteydessä
- palveluiden tai tuotteiden tilaajilta
- verkkopalvelun käyttäjien evästetiedoista
6. Kenelle voimme jakaa henkilötietoja?
Rekisterinpitäjä ei lähtökohtaisesti luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille, elleivät viranomaiset tai pakottava lainsäädäntö niin edellytä.
Rekisterinpitäjä käyttää henkilötietojen käsittelyssä sekä palveluidensa teknisessä tuottamisessa ja toteuttamisessa luotettavia ulkopuolisia palveluntarjoajia sekä yhteistyötahoja (kuten Keskuskauppakamari). Ulkopuoliset palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja soveltaen osapuolten välillä solmittua tietosuojalainsäädännön edellyttämää tietojenkäsittelysopimusta. Ulkopuoliset palveluntarjoajat ovat sitoutuneet henkilötietojen käsittelyssään noudattamaan tämän tietosuojaselosteen määräyksiä.
Rekisterinpitäjä voi myös luovuttaa sen tapahtumiin osallistuvien henkilötietoja (nimi, organisaatio, tehtävänimike) muille kyseiseen tapahtuman osallistuneille, mikäli osallistuja on antanut siihen suostumuksensa.
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja yhdessä kolmansien osapuolten kanssa tehtäviin tutkimus-, neuvontapalvelu- ja suoramarkkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan jakaa kyseisiin tarkoituksiin vain silloin, kun kolmannen osapuolen suunniteltu käyttötarkoitus ei ole ristiriidassa tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten kanssa.
Rekisterinpitäjällä on oikeus luovuttaa henkilötietoja yrityskaupan tai muun yritysjärjestelyn yhteydessä tai rekisterinpitäjän tuottaman palvelun siirtyessä toiselle palveluntarjoajalle.
7. Siirrämmekö henkilötietoja EU-alueen ulkopuolelle?
Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Kuitenkin osa rekisterinpitäjän käyttämistä henkilötietojen käsittelijöistä ovat osin sijoittautuneet EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, ja siten henkilötietoja käsitellään myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. Rekisterinpitäjä saattaa siten siirtää henkilötietoja palvelujen käyttömaan ulkopuolelle ja mahdollisesti myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolisiin maihin, joiden lainsäädäntö ei tarjoa erityistä henkilötietojen suojaa tai joiden tietosuojalainsäädäntö on hyvin erilainen. Mahdolliset henkilötietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle toteutetaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen.
Näissä tapauksissa rekisterinpitäjä varmistaa, että henkilötiedot suojataan sovellettavan lainsäädännön mukaisesti ja edellyttää asianmukaisten teknisten ja käytännöllisten tietosuojatoimien noudattamista.
8. Kuinka kauan käsittelemme henkilötietoja?
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja tässä rekisterissä niin kauan, kuin se on tarpeellista jonkin tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 kuvatun perusteen täyttämiseksi.
Rekisterinpitäjällä poistaa säännöllisin väliajoin sellaiset henkilötiedot, joiden säilyttämiselle tai käsittelemiselle, sillä ei ole enää perusteita. Poistaminen toteutetaan rekisterinpitäjän omia tietosuojakäytäntöjä noudattaen.
Edellä lausutusta huolimatta rekisterinpitäjä säilyttää luottamushenkilöiden tietoja historiikkeja ja tilastoja varten, niin kauan kuin kyseinen henkilö ei kiellä henkilötietojensa säilyttämistä em. tarkoituksiin.
9. Miten suojaamme rekisteriä ja käsittelemme henkilötietoja?
Rekisterin henkilötietoja säilytetään luottamuksellisesti ja rekisterin sisältämät tiedot ovat suojattu asianmukaisesti salauksilla, teknisillä rajoituksilla sekä erillisellä suojausohjelmalla.
Rekisterinpitäjä suojaa henkilötiedot ja huolehtii tietoturvallisuudesta yleisesti käytettyjen ja ajantasaisten käytäntöjen mukaisesti siten, että henkilötietoja suojataan luvattomalta pääsyltä ja käsittelyltä sekä laittomasti ja vahingossa tapahtuvalta tuhoamiselta, menettämiseltä ja turmeltumiselta.
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja luottamuksellisina ja kaikki työntekijämme ovat sitoutuneet käsiteltävien tietojen salassapitoon sekä noudattamaan rekisterinpitäjän tietosuoja- ja tietoturvallisuusohjeistuksia. Pääsynhallinta luottamuksellisiin tietoihin on toteutettu CRM-käyttöjärjestelmämme kautta. Vain nimetyt henkilöt voivat myöntää pääsyn ja käyttöoikeudet järjestelmään. Järjestelmään pääsy ja käyttöoikeudet tarkistetaan säännöllisesti.
Henkilötietoja käsitellään joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti. Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automaattista päätöksentekoa. Rekisterinpitäjä ei tee sellaista EU:n tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa profilointia, jolla olisi oikeudellisia vaikutuksia tai muita vastaavia seuraamuksia rekisteröityyn liittyen.
10. Mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet?
Rekisteröidyllä on erilaisia oikeuksia liittyen henkilötietojen käsittelyyn. Rekisteröity ei voi kuitenkaan käyttää kaikkia oikeuksiaan kaikissa tilanteissa. Oikeuksiin vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.
Rekisteröidylle kuuluvia ja tapauskohtaisesti sovellettavia oikeuksia ovat:
Oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Oikeus saada tutustua tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä oikeus saada tieto tietosuoja-asetuksen 15 artiklassa mainituista tiedoista.
Oikeus oikaista tietoja
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin, rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys.
Oikeus tulla unohdetuksi
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, ja rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen että jokin tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukaisista perusteista täyttyy.
Oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli jokin tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaisista perusteista täyttyy.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti.
Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuihin etuihin. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos se kokee rekisterinpitäjän toimivan vastoin henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevaa sovellettavaa lainsäädäntöä. Suomessa valituksen voi tehdä valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle.
Rekisterinpitäjän toimenpiteet ja oikeuksien käyttäminen
Rekisterinpitäjän on toimitettava rekisteröidylle tiedot toimenpiteistä, joihin on ryhdytty edellä lueteltuja oikeuksia koskevan pyynnön johdosta ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, tiedot on toimitettava sähköisesti mahdollisuuksien mukaan, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää.
Käyttääkseen oikeuksiaan rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info(at)tampereenkauppakamari.fi. Rekisterinpitäjä pyrkii vastaamaan yhteydenottoon mahdollisimman pian ja selvittämään asian. Mikäli pyyntö on kohtuuton tai perusteeton, rekisterinpitäjä voi kieltäytyä esitetystä pyynnöstä.
11. Evästeiden käyttö
Rekisterinpitäjän verkkosivujen kohdasta ”Evästeasetukset” voi lukea tarkemmin käytettävistä evästeistä.
12. Minkä maan lakia tietojen käsittelyyn sovelletaan?
Tähän henkilörekisteriin ja siihen sisältyvien henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Suomen lainsäädäntöä sekä suoraan Suomessa sovellettavaa EU:n lainsäädäntöä, kuten EU:n tietosuoja-asetusta.
13. Tietosuojaselosteen päivittäminen
Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 16.4.2024.
Rekisterinpitäjällä on aina oikeus muuttaa tätä tietosuojaselostetta.